Nach dem Go-Live: warum das DAM leer bleibt und wie Sie das ändern

Wenn neue Dateien weiterhin im alten Laufwerk landen, ist die Einführung des DAM noch nicht abgeschlossen. Prüfen Sie zuerst, was Ihr Team von der Nutzung abhält: fehlende Metadaten, unklare Freigaben, langsame Arbeitsschritte oder eine Suche, die nicht die erwarteten Treffer liefert.

Dieser Leitfaden richtet sich an Teams, die ihr DAM für laufende Kampagnen nutzen möchten. Bei einem reinen Archiv sind andere Maßstäbe sinnvoll, etwa die Vollständigkeit des Bestands und die spätere Auffindbarkeit.

Vereinbaren Sie, wo aktuelle Dateien liegen

Legen Sie für eine laufende Kampagne fest, welche Datei verbindlich ist und wo sie gepflegt wird. Eine zusätzliche Kopie für die Bearbeitung kann nötig sein. Entscheidend ist, wie das Ergebnis wieder in das DAM gelangt.

Drei Vereinbarungen helfen beim Einstieg:

1. 01
   Neue Kampagnenmaterialien erhalten einen festgelegten Ablageort im DAM.
2. 02
   Vor der Freigabe werden die erforderlichen Metadaten und Rechteangaben ergänzt.
3. 03
   Externe erhalten freigegebene Dateien über einen vereinbarten Zugang oder Link.

Prüfen Sie diese Regeln gemeinsam mit Design, Marketing und einer externen Partnerorganisation. Ein Ablauf, der einen wichtigen Arbeitsschritt erschwert, wird im Alltag leicht umgangen.

Testen Sie die Suche mit echten Aufgaben

Bitten Sie Kollegen, ein aktuelles Logo, eine freigegebene Kampagnendatei und ein älteres Motiv zu finden. Notieren Sie die verwendeten Suchbegriffe und fehlende Angaben.

Beginnen Sie mit wenigen Feldern, die das Team tatsächlich braucht: Kampagne, Produkt, Sprache, Status und Rechte. Ergänzen Sie weitere Felder erst, wenn eine konkrete Such- oder Freigabeaufgabe sie erfordert.

Automatische Schlagwörter können die Beschreibung von Motiven unterstützen. Sie ersetzen keine geprüften Angaben zu Kampagnen oder Nutzungsrechten. Dazu mehr im Ratgeber zu KI im DAM.

Verteilen Sie Verantwortung für Upload und Freigabe

In kleinen Teams kann eine Person mehrere Aufgaben übernehmen. Die Schritte sollten trotzdem unterscheidbar bleiben. Schulen Sie jeden Arbeitsablauf an einer echten Datei, die das Team anschließend weiterverwendet.

Messen Sie Nutzung, bevor Sie weitere Module kaufen

Erheben Sie über einen selbst gewählten Zeitraum:

• Welcher Anteil neuer Kampagnendateien wird im DAM abgelegt?
• Wie viele freigegebene Dateien haben vollständige Rechteangaben?
• Wie werden Dateien an Agenturen und Vertrieb weitergegeben?

Ein niedriger Wert kann auf fehlende Schulung, ungeeignete Regeln oder eine technische Hürde hinweisen. Besprechen Sie die Ursache mit den Betroffenen, bevor Sie weitere Funktionen einführen.

Häufige Fragen zur DAM-Nutzung

Müssen wir alle alten Dateien übernehmen?

Beginnen Sie mit dem benötigten Arbeitsbestand. Für ältere Dateien können Sie eine getrennte Archivstruktur und einen späteren Übernahmetermin festlegen.

Die Agentur möchte weiterhin Dateien per Transferdienst erhalten. Was tun?

Prüfen Sie, warum der DAM-Zugang nicht passt. Fehlende Downloadformate oder zu aufwendige Anmeldungen lassen sich anders lösen als eine unklare Arbeitsvereinbarung.

Sollen wir Metadaten automatisch ergänzen lassen?

Testen Sie Vorschläge zunächst an einem begrenzten Bestand. Rechte, Freigaben und sensible Angaben brauchen einen festgelegten Prüfprozess.

Wann ist ein Systemwechsel sinnvoll?

Wenn notwendige Aufgaben auch nach Anpassung und Schulung nicht zuverlässig möglich sind. Dokumentieren Sie diese Aufgaben als Anforderungen für den Systemvergleich.

Nehmen Sie eine laufende Kampagne und prüfen Sie Ablage, Suche und Freigabe gemeinsam mit dem Team. Beheben Sie die erste konkrete Hürde, bevor Sie den nächsten Bereich einführen.