EU-Hosting oder On-Premise: Betriebsmodelle für DAM-Systeme richtig prüfen

„Hosting in Deutschland“ oder „EU-Hosting“ steht bei vielen DAM-Anbietern im Profil. Für die Auswahl ist das ein guter Anfang. Ob ein System zu den Anforderungen Ihrer IT und Ihres Datenschutzes passt, zeigt sich aber erst, wenn Sie fragen, wo genau welche Daten liegen, wer darauf zugreifen kann und wer den Betrieb verantwortet.

Dieser Beitrag hilft Ihnen, die Betriebsmodelle Cloud mit EU-Standort, verwaltetes Hosting und On-Premise sauber zu vergleichen. Eine Rechtsberatung ersetzt er nicht.

Drei Betriebsmodelle im Überblick

Nicht jedes Produkt gibt es in allen drei Varianten, und wo ein eigener Betrieb möglich ist, kann er an bestimmte Tarife oder Lizenzen gebunden sein. Fragen Sie deshalb gezielt nach dem Modell, das Sie brauchen, und lassen Sie sich den Funktionsumfang dafür bestätigen.

Was ein Standortversprechen abdeckt und was nicht

Mit dem Hosting-Standort ist meist der Ort gemeint, an dem die Dateien gespeichert werden. Weil ein DAM aber mehr verarbeitet als die Originaldateien, sollten Sie auch diese Punkte klären:

• Backups und Notfallkopien: Liegen sie im selben Land oder in derselben Region wie die Produktivdaten?
• Vorschauen und Varianten: Wo werden Thumbnails, Videoformate und Bildvarianten erzeugt und abgelegt?
• Auslieferung: Werden öffentliche Dateien, etwa in einem Medienportal oder auf der Website, über ein Content Delivery Network ausgeliefert? Wenn ja, über welche Standorte?
• KI-Funktionen: Laufen automatische Verschlagwortung, Texterkennung oder Bildsuche beim Anbieter selbst oder bei einem externen Dienst? Wo werden die Daten dafür verarbeitet?
• Support und Wartung: Von wo aus greifen Mitarbeitende des Anbieters zu, und wie wird dieser Zugriff freigegeben und protokolliert?
• Logs und Nutzungsdaten: Wo landen Anmeldedaten, Protokolle und Analysedaten?

Bitten Sie um eine schriftliche Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Standort und Zweck; sie gehört üblicherweise zu den Unterlagen für den Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Gleichen Sie diese Liste anschließend mit dem ab, was im Verkaufsgespräch gesagt wurde.

Wann On-Premise eine Überlegung wert ist

On-Premise kann passen, wenn interne Vorgaben vorschreiben, dass bestimmte Daten das eigene Netz nicht verlassen. Das gilt auch, wenn das DAM eng mit Systemen verbunden werden soll, die ebenfalls intern laufen, oder wenn Ihre IT ohnehin eine eigene Plattform für solche Anwendungen betreibt.

Dafür übernehmen Sie Aufgaben, die bei einer Cloud-Lösung der Anbieter erledigt:

• Updates und Sicherheitspatches einspielen und testen
• Speicher planen und erweitern, gerade bei großen Videobeständen
• Backups einrichten und die Wiederherstellung regelmäßig üben
• Zugriffe von außen absichern, wenn Agenturen, Fotografen oder Vertriebspartner Dateien abrufen oder hochladen sollen
• Überwachung und Bereitschaft für Störungen organisieren

In die Gesamtkosten gehören diese Aufgaben mit hinein. Ein günstiger Lizenzpreis sagt wenig, wenn Server, Speicher und interne Arbeitszeit dazukommen. Wer dagegen schon eine passende Infrastruktur betreibt, hat es beim eigenen Betrieb deutlich leichter.

Klären Sie außerdem, ob die On-Premise-Version denselben Funktionsumfang hat wie die Cloud-Version. Bei KI-Funktionen und neuen Modulen lohnt sich diese Frage besonders, weil sie oft auf Diensten beruhen, die außerhalb Ihres Netzes laufen.

Fragen für das Gespräch mit dem Anbieter

Diese Fragen können Sie in jede Demo oder Angebotsrunde mitnehmen:

1. 01
   In welchen Rechenzentren liegen Produktivdaten, Backups und Vorschaudateien? Können wir den Standort vertraglich festlegen?
2. 02
   Welche Unterauftragsverarbeiter sind beteiligt, und wie informieren Sie uns über Änderungen?
3. 03
   Welche Funktionen nutzen externe Dienste, und lassen sich diese abschalten?
4. 04
   Wie läuft ein Support-Zugriff ab, und wer gibt ihn frei?
5. 05
   Welche Nachweise zu Sicherheit und Betrieb können Sie vorlegen?
6. 06
   Wie exportieren wir Dateien, Metadaten und Versionen, wenn wir den Vertrag beenden?
7. 07
   Für On-Premise: Welche Systemvoraussetzungen gelten, wie oft erscheinen Updates und wie lange wird eine Version unterstützt?

Wichtige Antworten sollten Sie sich schriftlich bestätigen lassen, denn was im Gespräch zugesagt wird, gehört in den Vertrag oder in die technischen Unterlagen.

So nutzen Sie den Katalog für die Vorauswahl

Im Vergleich können Sie nach Hosting und Betriebsmodell filtern. Eine Übersicht der Systeme mit Hosting in der EU oder in Deutschland finden Sie unter DAM-Software mit EU-Hosting, Systeme mit eigenem Betrieb unter On-Premise-DAM-Software.

Die Angaben in den Produktprofilen sind recherchiert oder werden von den Anbietern in ihrem Profil gepflegt. Unabhängig getestet sind sie nicht. Für die Vorauswahl eignen sie sich, die oben genannten Fragen ersetzen sie aber nicht. Wie wir Profile pflegen und bewerten, beschreiben wir in der Methodik.

Häufige Fragen

Reicht „Hosting in Deutschland“ für den Datenschutz aus?

Der Standort ist ein wichtiger Punkt, aber nicht der einzige. Entscheidend sind auch Verträge, beteiligte Dienstleister, Zugriffsrechte und technische Schutzmaßnahmen. Stimmen Sie die Anforderungen mit Ihrem Datenschutz und Ihrer IT ab.

Ist On-Premise automatisch sicherer als die Cloud?

Nein. Wie sicher ein System ist, hängt davon ab, wie gut es betrieben wird. Ein eigener Betrieb gibt Ihnen mehr Kontrolle, verlangt aber auch Personal und Prozesse für Updates, Backups und Überwachung.

Können wir später das Betriebsmodell wechseln?

Das hängt vom Produkt ab. Fragen Sie vor dem Kauf, ob ein Umzug zwischen Cloud und eigenem Betrieb vorgesehen ist und was dabei mit Metadaten, Rechten und Integrationen passiert.

Was sollten wir vor der Anbieterauswahl klären?

Welche Daten im DAM liegen werden, wer darauf zugreifen soll und welche internen Vorgaben gelten. Wie Sie Anforderungen und Zuständigkeiten vorab festlegen, beschreibt der Leitfaden zur DAM-Einführung. Für die grobe Einordnung nach Teamgröße hilft der Beitrag Self-Serve oder Enterprise.